Die Stelle
Im Departement Infrastrukturen gehören Sie zum dynamischen Team der Abteilung Bauwesen und unterstehen direkt dem Abteilungsleiter.
Ihre Hauptaufgabe ist die Unterstützung der 14 Mitarbeitenden der Abteilung bei administrativen Aufgaben.
Die Stelle wird als befristete Vollzeitstelle angeboten. Die Arbeit erfolgt zu Büroarbeitszeiten.
Sie ist sobald wie möglich im Rahmen eines Mutterschaftsurlaubs zu besetzen.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören :
Administrative Aufgaben für die Abteilung
- Bestellungen für Bürobedarf, Abonnements etc.;
- Erstellung sowie interne und externe Bereitstellung von Informationen zu Bau- und umbauarbeiten;
- Bearbeitung von Dienstreiseanträgen (diverse Buchungen);
- Antragstellung für IT-Ressourcen;
- Aktualisierung und Pflege des Outlook-Adressbuches;
- Verfassen verschiedener Arten von Dokumenten.
Einkauf: Das Tool «Sage»
- Erfassung der Beschaffungsanträge und Bestellungen;
- Aktualisierung des Dashboards in den Tools MS Teams / MS 365 über die Software «Planner»;
- Nachverfolgung von Bestellungen (Versand, Empfang);
- Wöchentliche Erstellung der Tabelle zur Überprüfung/Nachverfolgung von Rechnungen per MS Excel.
Beschaffung: Öffentliche Ausschreibungen
- Online-Veröffentlichung von Bekanntmachungen und Unterlagen für die Konsultation der Unternehmen (Dossiers de Consultation des Entreprises, DCE);
- Speichern der Ausschreibungs- und Auftragsunterlagen auf dem SharePoint;
- Vorbereitung von Bekanntmachungen zur Auftragsvergabe;
- Vervollständigung aller Unterlagen zur weiteren Bearbeitung eines Auftrages;
- Aktualisierung des Dashboards in den Tools MS Teams / MS 365.
Benefits
- Arbeit im Herzen des Flughafens, in einer einzigartigen Flughafenatmosphäre, in der verschiedene Teams und Partner zusammenarbeiten.
- Arbeiten in einem dynamischen und motivierten Team.
- 13. Monatslohn, Ferienprämie, Beteiligung am Unternehmenserfolg sowie Restaurant-Gutscheine zur Nutzung in Frankreich. Die Vergütung richtet sich nach der Berufserfahrung, Kompetenzen und Ausbildung der Bewerberin bzw. des Bewerbers.
Profil
Sie verfügen über einen Hochschulabschluss auf Bachelor-Niveau oder eine vergleichbare Ausbildung (beispielsweise im Bereich Direktionsassistenz oder ähnlich) und mindestens zweijährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, idealerweise im Fachgebiet Bauwesen. Sie sind vertraut mit dem öffentlichen Auftragswesen.
Sie sind sehr gut organisiert und können Prioritäten setzen, um Ihre Produktivität zu maximieren.
Sie verfügen über sehr gute redaktionelle Fähigkeiten. Diese ermöglichen Ihnen die klare und präzise Erstellung diverser Unterlagen.
Sie beherrschen MS Office-Anwendungen einschliesslich Word, Excel und PowerPoint sowie den MS 365-SharePoint für die Zusammenarbeit sowie die Bereitstellung und Bekanntmachung von Informationen.
Sie sind diplomatisch und können gut zuhören. Dies ermöglicht Ihnen den Aufbau starker zwischenmenschlicher Beziehungen.
Sie ergreifen Initiative, um Prozesse zu optimieren und die gesetzten Ziele zu erreichen.
Neben Kenntnissen der deutschen Sprache sind Französischkenntnisse (mindestens Niveau C1) für diese Stelle erforderlich. Kenntnisse der englischen Sprache sind ein zusätzliches Plus.